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廿載同行,鑄就服務與應用之典范 ——記金慧軟件與悉地(蘇州)合作二十年

前言

20年前,“九五”時期,眾多設計院還在經歷“甩圖板”的進程,悉地(蘇州)的前身蘇州市政已經在積極開展企業信息化建設,此時的金慧軟件推出以設計流程及圖檔管理為核心的金慧第一代設計院綜合管理信息系統產品,同是作為工程勘察設計項目管理信息化的先行者,在吳門煙水之間的蘇州和上海,兩家走在信息化前列的企業牽手成為合作伙伴。十年廿載,這一合作行至今日,系統的不斷升級,業務流程的深入應用,鑄就了一場合作伙伴服務與應用的典范。


悉地(蘇州)勘察設計顧問有限公司(原蘇州市市政工程設計院有限責任公司,以下簡稱“悉地(蘇州)”)成立于1983年,是“CCDI悉地國際”旗下的大型綜合類甲級設計企業。從事工程設計、規劃、咨詢、勘察等服務。公司下設"市政工程設計院、交通工程設計院、城市規劃設計院、建筑工程設計院、軌道交通及地下空間設計院、工程勘察及巖土設計院、景觀園林設計院"七大專業設計院,并在全國各地設立眾多分支機構開展勘察設計業務。近幾年來,公司抓住機遇,不斷開拓,完成了大量高水準的市政工程、公路交通工程、建筑工程、景觀工程勘察設計及咨詢任務。

2017年,悉地(蘇州)啟動組織架構的改革,采用“平臺+團隊”這一創新組織模式,針對管理流程、組織機構的調整,今年5月份,悉地(蘇州)再次與金慧公司合作對信息化系統進一步優化調整,以適應新的企業環境。今年也是悉地(蘇州)和金慧公司信息化合作的第二十個年頭了,借此契機,我們一起回顧下這場在信息化建設之路合作了二十年的經典歷程:


一、 信息化建設,長期合作戰略

悉地(蘇州)的信息化建設是一個不斷升級優化的過程,在企業不同的階段不同的需求下,一步步的規劃適應自身管理體制的綜合管理系統:

第一階段:悉地(蘇州)早在1997年就開始與金慧公司合作建設設計院綜合管理信息系統。在當時的設計院中能落實信息化并成功地實施了集成化的管理信息系統的單位是非常罕見的。

第二階段:老版本的系統在悉地(蘇州)全面運行了數年,2003年,悉地(蘇州)發生企業改制變革,組織架構和管理模式發生變化,遂于當年進行了系統的全面升級(底層及業務層),此次合作的重點是設計管理系統模塊。

第三階段:隨著信息技術的快速發展,悉地(蘇州)原的系統已無法滿足時代的需求,2011年初開始著手對于悉地(蘇州)現有系統進行全面升級,新版本的系統大大改進了以前版本的不足,系統功能強大,同時操作簡單、靈活。

第四階段:2017年,悉地(蘇州)啟動組織架構的改革,采用“平臺+團隊”這一創新組織模式,針對管理流程、組織機構的調整,悉地(蘇州)對原系統進一步優化調整。


經過多年的不斷優化升級,悉地蘇州的信息化系統已建成包括市場經營管理、項目管理、協同管理、圖檔管理、人事管理以及財務管理等在內的綜合管理系統。

綜合管理系統服務的對象幾乎涉及公司所有人員,成為了一條企業內部各部門的紐帶,數據相互關聯,流程環環相扣。不同的角度的數據分析和應用為項目管理水平和工作效率的提高作出了尤為重要的貢獻,該系統已成為悉地(蘇州)勘察設計顧問有限公司所有員工每天必不可少的管理平臺。


二、 深入應用 體現價值


u 對管理效率和管理水平的提高

悉地(蘇州)的項目管理有幾個特點,可以總結概括為“三多一少”,即業務多、專業多、團隊多、管理人員少,不難想象用WordExcel及線下流程來完成公司日常的管理工作、資料歸集以及統計分析等工作的強度和難度之大,借助信息化系統,悉地(蘇州)實現了全部項目各類文檔的歸檔、系統圖紙自動簽字功能以及與ISO9000的完全對接,大大提升了企業的管理效率和管理水平。

同時,悉地(蘇州)在這二十年間經歷過企業的管理變革,在組織架構變化、流程調整時,管理系統的支持作用,成為此類事情順利進行的抓手和推動力。

u 加強對項目的質量管控

這么多年來,悉地(蘇州)的綜合管理系統在企業內部得到了深入的應用,貫穿ISO質量體系思想,對整個設計業務的計劃、生產、成果、控制、質量等全過程進行管理與控制,通過標準化的工作流程潛移默化中灌輸了質量管理的思想。

悉地(蘇州)現在有32個外地團隊,18個本地團隊以及7個直接投資的團隊,項目的組成人員可能來自全國各地,項目負責人在策劃項目時,根據項目需求選擇相應專業、資質的人員,人員信息通過系統的統一管理,更加精確化,在多而雜的項目中亦達到項目質量控制的效果。

u 加強對項目的風險控制

悉地(蘇州)通過對流程標準化的規定,相應的資質文件、設計依據以及政府批文的上傳,嚴格按照基本建設程序進行,成為規避風險的盾牌;審批人員在線上審批,加蓋電子章和電子簽名,保證審批人員的責任落實到位;同時,企業質量管理部抽查,嚴格把控風險。

u 提高工作效率

悉地(蘇州)通過信息化系統提高生產人員的工作效率的效果比比皆是,兩個簡單的例子:

短信審批:悉地(蘇州)2005年開始使用短信審批,使系統信息(包括任務,消息,提醒)能夠通過手機短信主動傳達到用戶處,并可以通過手機短信回復來進行審批,增強信息的時效性。

CAD出圖系統:悉地(蘇州)目前采用的是分布式出圖,集中打印。采用這種方式便于后期的集中歸檔,同時提高出圖部門的工作效率。


三、 廿載同行 結伴同

兩家企業合作的這二十年,是中國經濟飛速發展的二十年,行業市場發生著巨大的變化,可謂是一個大浪淘沙的發展年代,一家軟件供應商為企業提供了二十年的服務,實屬不易。管理信息化的工作,只有開始,沒有結束,客戶尋找到一家在這個行業能夠長期持續服務的公司是十分重要的。


回顧這場合作,悉地(蘇州)通過信息化的建設為企業的管理水平提升、業務效率的提高作支撐,立足現代化工程公司,以平臺+團隊的全新組織架構,致力于打造工程設計、工程勘察、城市規劃、咨詢顧問、總承包等綜合服務平臺。金慧公司沒有辜負悉地(蘇州)長期的信任與支持,也懷著感恩和專業的態度服務于悉地(蘇州),這是雙方建立在發展戰略契合基礎上的“雙贏”。

如果把一個企業比喻成一個人,二十年,彼時牙牙學語的幼兒已過弱冠之年,奔跑嬉戲的孩童或已為人父。兩家企業在各自的行業中不斷發展壯大,在信息化建設上攜手同航,從建立友好合作關系到長期發展戰略伙伴關系,再到打造互利共贏的共同體關系,雙方充滿了珍惜之情,對于雙方而言,都是一筆寶貴的經驗和財富。

當前,信息技術飛速發展,站在新的歷史起點,雙方銳意進取。悉地(蘇州)不斷開拓市場,企業規模不斷壯大,金慧將以技術和專業優勢繼續為悉地(蘇州)提供信息化服務,為打造屬于雙方未來的信息化藍圖而努力,堅信這一路而來的合作定會釀成讓人愈加回味的老酒。

結語

正如悉地(蘇州)信息中心主任王峰在“2017工程勘察設計項目管理一體化創新應用研討會” 上所言,“我們為什么能和金慧公司合作了二十年,因為我們企業的發展需求和金慧公司的技術創新是同步的,企業在不同階段有著不一樣的信息化需求,我們需要的是一家與時俱進的供應商,金慧在技術創新上做到了這一點。”

“我們希望的軟件供應商是一家能跟著我們一起持續發展、有實力的企業,二十年的合作,走到今天,實屬不易,這里面的諸多細節和經驗值得我們珍惜。

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